CRM hosting là giải pháp CRM dựa trên mô hình SaaS (Software as services), CRM trong hệ thống này là AVOCA CRM, là giải pháp cho phép tổng hợp nhiều hệ thống mạnh (VTiger CRM, SMS Marketing, Email Marketing, Voice IP) để trở thành một khối Contact Center thống nhất và mạnh mẽ.

MÔ TẢ TÍNH NĂNG CHÍNH PHẦN MỀM:
 

1. QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TẬP TRUNG:

• Phân hệ Tiềm năng:
  • Tiềm năng là thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng hay còn được gọi là Đầu mối. Sử dụng phân hệ. Tiềm năng trong việc tạo và quản lý các thông tin của các mối liên hệ mới của công ty, dùng đề theo dõi và tiếp cận các liên hệ tiềm năn   g này, thuyết phục họ trở thành khách hàng của công ty.
• Phân hệ Khách hàng:
  
  • Sử dụng phân hệ “Khách hàng” lưu được thông tin gồm: thông tin cơ bản về khách hàng đó, những người liên hệ, những công việc giao dịch, thương vụ, báo giá, hợp đồng, yêu cầu trợ giúp, đặc biệt là ghi chú và đính kèm hồ sơ có liên quan đến khách hàng.
  • Dễ dàng phân loại và tìm kiếm:
    
    • Phân loại khách hàng theo khu vực.
    • Phân loại khách hàng theo ngành nghề.
    • Phân loại khách hàng theo loại hình. doanh nghiệp.
    • …
• Phân hệ Liên hệ:
  
  • Phân hệ này tập hợp đầy đủ thông tin liên hệ trong Khách hàng, thuận lợi cho việc tìm kiếm theo tên, công ty, điện thoại, email, …
  • Lập danh sách khách hàng để marketing và chăm sóc.

2. CÔNG CỤ MARKETING:

• Trộn thư:
  
  • Chức năng cho phép thực hiện việc trộn thư (Mail Merge) để gửi qua bưu điện cho khách hàng.
• Gửi mail hàng loạt:
  
  • Cho phép gửi email hàng loạt theo đích danh riêng, khách hàng nhận mail sẽ thấy thông tin riêng của mình, thích hợp sử dụng khi cần thông báo, chăm sóc khách hàng.
  • Đồng thời lưu trữ lại lịch sử gửi mail của từng khách hàng riêng biệt, tiện cho việc tìm kiếm những nội dung mail đã gửi theo từng khách hàng.
• Gửi tin nhắn SMS hàng loạt:
  
  • Sử dụng để nhắn tin SMS hàng loạt cho khách hàng tương tự gửi mail hàng loạt. Khách hàng thường đọc tin nhắn nhiều hơn so với email. Phù hợp cho một sống thông báo ngắn gọn, hoặc tin nhắn nhắc nhở.
     

3. QUẢN LÝ BÁN HÀNG:

• Phân hệ Thương vụ:
  
  • Quản lý và theo dõi các thương vụ (cơ hội bán hàng) cho đến khi thành hợp đồng bằng các giai đoạn bán hàng của thương vụ.
  • Lý do thành công/thất bại của thương vụ cho phép đánh giá các phương án hoặc cách thức xúc tiến, để rút kinh nghiệm sao cho hiệu quả hơn trong những thương vụ về sau.
  • Với các thương vụ đã “Thành công” hoặc “Thất bại” sẽ được thể hiện doanh số bán hàng của công ty.
  • Lịch sử của các thương vụ theo từng khách hàng riêng sẽ cho biết hành vi và cách thức mua hàng của khách hàng. Từ đó đưa ra dễ dàng tiếp cận và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ hơn.
  • Các giai đoạn bán hàng sẽ cho thấy tình trạng kinh doanh hiện tại của công ty. Cũng như có thể dự báo doanh thu trong tháng tới, quý tới, …
• Phân hệ Báo giá
  
  • Tính năng cho phép tạo báo giá ngay trong phần mềm một cách tự động. Chỉ cần chọn lựa các sản phẩm/dịch vụ cần báo giá, qui định giá cả và số lượng. Phần mềm cho phép xuất ra file PDF để gửi khách hàng hoặc lưu trữ.
  • Cùng với lịch sử các thông tin báo giá cho từng khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ biết được nhu cầu riêng của từng khách hàng.
• Phân hệ Đơn hàng/Hợp đồng:
  
  • Với qui trình bán hàng được chuẩn hóa trong CRM, Hosting, người dùng sẽ dễ dàng tạo đơn hàng từ báo giá đã tạo.
  • Đơn hàng/Hợp đồng sẽ lưu trữ các thông tin của 1 hợp đồng, tiện cho việc theo dõi và cập nhật tình trạng của đơn hàng/hợp đồng, theo dõi đã giao hàng hay chưa, khi nào đến hạn thanh toán.
• Phân hệ Hóa đơn/Phiếu thu
  
  • Cập nhật các khoản thu để theo dõi công nợ của khách hàng.
  • Theo dõi lịch sử thanh toán của khách hàng.
  • Nhắc nhỡ những công nợ đến hạn phải thu.

4. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG:

• Phân hệ Trợ giúp:
  • Quản lý tất cả các thông tin phản hồi, yêu cầu của khách hàng.
  • Theo dõi và phân công người phụ trách.
  • Trao đổi nội bộ các phòng ban trong việc trợ giúp hoặc xử lý các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.
• Kho kiến thức kinh doanh:
  
  • Tập hợp các tình huống trong kinh doanh mà khách hàng thường hỏi, cũng như cách thức hướng dẫn giải quyết hoặc trả lời cho khách hàng.
  • Các nhân viên kinh doanh sẽ có 1 kho kiến thức chung để giao tiếp đồng nhất với khách hàng.
  • Giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp thu kinh nghiệm kinh doanh của công ty.

5. BÁO CÁO & BIỂU ĐỒ:

• Các thống kê, báo cáo & biểu đồ giúp có cái nhìn tổng quan tình hình kinh doanh, thông tin khách hàng của công ty
• Ra quyết định nhanh chóng và chinh xác hơn.

6. QUẢN LÝ PHÂN QUYỀN VÀ HỆ THỐNG:

• Vai trò và quyền hạn:
  • Cho phép thiết lập các phòng ban – chức vụ đúng như cây sơ đồ tổ chức của công ty.
  • Cho phép thiết lập các bảng phân quyền tương ứng từng chức vụ.
• Quản lý người dùng:
  • Cho phép tạo người dùng tương ứng quyền của họ.
  • Người quản lý sẽ có quyền thao tác các dữ liệu của nhân viên trực thuộc.
• Quản lý danh mục trong list box:
  
  • Cho phép hiệu chỉnh lại danh mục dữ liệu trong listbox phù hợp với dữ liệu lưu trữ của công ty.
  • Thiết lập hệ thống gửi mail và các email template.
  • Cấu hình máy chủ gửi mail.
  • Soạn thảo các mẫu email template.
  • Upload các mẫu trộn thư để sử dụng.

7. CÁC CHỨC NĂNG KHÁC:

• Quản lý tài liệu liên quan khách hàng (Tích hợp Google docs).
• Quản lý giao việc, sự kiện (cuộc gọi, cuộc họp), lịch làm việc.
• Sử dụng phần mềm bằng điện thoại di động (iPhone, Smart phone).
• RSS, bookmarks website.

ƯU ĐIỂM CỦA CMR HOSTING:

• CRM Hosting chạy trên nền Web, triển khai trên Internet.
• CRM Hosting không tốn chi phí thuê nhân viên IT bảo trì và quản lý server CRM.
• CRM Hosting được hỗ trợ khi vận hành CRM.
• CRM Hosting không tốn chi phí bản quyền Hệ điều hành và CSDL.
• CRM Hosting có thể truy cập bằng máy tính, điện thoại di động và các thiết bị có kết nối Internet mọi lúc mọi nơi.
• CRM Hosting phân quyền và tùy chỉnh thông tin linh động theo yêu cầu quản lý.
• CRM Hosting không hạn chế người sử dụng (tiết kiệm chi phí đầu tư khi mở rộng và tăng số lượng người dùng).

LỢI ÍCH SỬ DỤNG:

1. LỢI ÍCH ĐỔI VỚI QUẢN LÝ:

• Quản lý thông tin khách hàng tập trung.
• Thấy được tất cả các phân loại của thông tin khách hàng , hồ sơ và tài liệu đính kèm.